Waaruit bestaan de kosten voor een evenement?

Wil je een evenement houden? Dan heb je met kosten te maken. Je ziet vaak dat mensen die voor het eerste een evenement organiseren, zich niet realiseren dat een evenement veel meer kosten heeft dan men op het eerste moment zo denkt.

Marketing

Alleen al de marketing kost heel veel geld. Er moeten voldoende bezoekers komen. Daar is een goed campagne voor nodig. Dit betekent veel meer dan op Facebook en Instagram het evenement onder de aandacht brengen. Je moet wel positief opvallen om meteen al veel bezoekers te trekken. Vaak zie je ook dat evenementen elk jaar weer groeien en dat ze na een tijd pas geld gaan opleveren. Evenementen worden vaak gerealiseerd door vrijwilligers. Vaak krijgen ze dan wel een vergoeding voor bijvoorbeeld de club waar ze bij zijn.

Bij het organiseren van een evenement komen ook nog kosten bij voor het regelen van de aanmelding en de registratie van de bezoekers. Daarnaast heb je vaak ook met een huur voor de locatie te maken. Meer punten zien? Check dan onderstaande lijstje:

• Kosten verwarming en elektra.
• Kosten techniek licht en geluid.
• Kosten podia, eventuele tent, toiletten, meubilair etc.
• Kosten horeca spullen, bar, glazen, etc. En kosten voor de catering.
• Kosten eventmanager, als je dat niet geheel zelf doet.
• Kosten artiesten, gastsprekers etc.
• Kosten bediening.
• Kosten toiletdame.
• Kosten beveiliging.
• Kosten beheer parkeerplaats: parkeerwacht en verkeersleiders.
• Decoratiekosten.
• Kosten vergunningen en verzekeringen.
• Kosten eventuele EHBO-post.
• Kosten aansturen vrijwillgers.

Zeker als je voor het eerst een evenement huurt is het slim om iemand met ervaring in eventmanagement erbij te betrekken. Er zijn namelijk ontzettend veel zaken waar je op moet letten bij het organiseren van het evenement.

Draaiboek

Voor een evenement heb je een draaiboek nodig. In een draaiboek staat zeer nauwkeurig beschreven wat er allemaal precies moet gebeuren. Bij al die te nemen acties is ook vermeld wie daarvoor verantwoordelijk is. Verder moet er onderling een goede afstemming zijn.

Ledscherm huren

Met name voor een goed entree is het slim om een ledscherm te huren of kopen. Als je pas begint is een ledscherm huren wellicht handiger. Als het ledscherm huren bevalt kun je altijd nog bij een volgend evenement investeren in het kopen van een ledscherm. Zo houd je de kosten ook lager.